Procesos de la oficina que hay que optimizar durante la limpieza de primavera
La limpieza de primavera en la oficina puede realizarse en cualquier momento del año. En lugar de barrer las telarañas de los rincones, dirija su atención a la ineficacia dentro de la propia oficina. ¿No le gustaría ahorrar tiempo y dinero simplemente tomando decisiones más inteligentes mientras «limpia» todos los cabos sueltos?
Que sea multifuncional
¿Tiene su oficina un fax, una impresora, un teléfono fijo, un escáner y una fotocopiadora? ¿Por qué? Ha llegado el momento de actualizarlo todo. En lugar de tener casi media docena de máquinas separadas, pásese a una opción multifuncional.
Hay todo tipo de impresoras multifunción que le permiten enviar y recibir fácilmente llamadas y faxes mientras escanea o copia a gusto. Aunque siga siendo necesario disponer de teléfonos separados, puede simplemente actualizar sus impresoras en diferentes cuadrantes de la oficina. Tendrás dos o tres máquinas y no cinco o diez.
Deje que el software lo programe
El software de programación de trabajos hace que la oficina sea mucho más eficiente. Los humanos son falibles. Si tiene una secretaria, una recepcionista o una asistente de programación que alguna vez no ha asistido a una reunión importante, ha programado incorrectamente una presentación o simplemente ha cometido un montón de pequeños errores, está perdiendo tiempo y dinero. En lugar de arriesgarse a cometer más errores, deje que el ordenador programe las cosas por usted. De hecho, busque un software que permita a su ordenador desarrollar todo su potencial.
Permitir que los ordenadores de su oficina hagan los horarios, gestionen las nóminas y se encarguen de los contactos con los clientes disminuye las posibilidades de que se produzcan errores humanos. Esto, en última instancia, devuelve el dinero a su negocio.
Piensa como los Jetsons
Los Jetsons prometieron que un día los robots lo harían todo por los humanos», y ese día casi ha llegado. En lugar de confiar en los conserjes para que se ocupen de los suelos o de tener los armarios llenos de fregonas, escobas y aspiradoras, piense en otra cosa.
Un robot aspirador es mucho más eficiente y no pide horas extras. Es pequeño, silencioso y discreto, pero recogerá rápida y minuciosamente toda la suciedad y los detritos asociados a un día de trabajo. También hay robots aspiradores que se encargan de las superficies duras, como los suelos de baldosas de los baños.
Crear un paraíso sin papeles
Prescindir del papel es bueno para el medio ambiente, pero también lo es para su cuenta de resultados. Al mantener todo en formato electrónico, no gastarás dinero en papel de impresora. No correrás el riesgo de perder documentos importantes, sobre todo si haces copias de seguridad de todo en unidades de memoria USB económicas y reutilizables.
Al prescindir del papel, no necesitarás una secretaria o asistente cuyo único trabajo sea archivar», ya que no hay papeles que archivar. Tampoco tendrás que destruir ningún documento, porque nadie fuera del sistema informático tiene acceso a ellos. Al mismo tiempo, compartir documentos dentro de la oficina es mucho más fácil.
Este año, lleve la limpieza de primavera a otro nivel y dirija su atención más allá de las estanterías sucias y las motas de polvo haciendo que la oficina sea más eficiente. El ahorro de tiempo, dinero y esfuerzo se traduce inmediatamente en tu vida personal y profesional.