¿Se puede gestionar una sede sin papel?
Prescindir del papel y optar por una solución de procesamiento de documentos es una de las mejores cosas que puede hacer por su empresa y por el medio ambiente. Sin embargo, si lo piensa, una de las herramientas más importantes en el arsenal de cualquier gestor de locales es una tecnología muy antigua: el papel. Se necesita papel para imprimir horarios, emitir órdenes de trabajo, reservar espacios, documentar procedimientos, proporcionar mapas y para casi cualquier otra comunicación tanto con el personal como con los participantes en el evento.
Este método tradicional sigue utilizándose, incluso en la era digital. Uno podría pensar que el software, mi campo de especialización, haría que el papel quedara obsoleto, pero no es necesariamente así. De hecho, hay quien sostiene que el software ha hecho que aumente la demanda de papel. Esto se debe a que se ha hecho más fácil imprimir. ¿Hay algún cambio en un horario o en un menú? Basta con imprimir la información actualizada y repartirla. Si tiene alguna duda, fíjese en cuántas bolsas de basura llenas de papel se producen después de cada evento.
El papel sigue siendo una herramienta importante en la gestión de locales por su inherente portabilidad y bajo coste. Por eso también hay tanto desperdicio de papel. ¿Hay alguna forma de gestionar un recinto sin sacrificar tantos árboles? Con la llegada de las nuevas tecnologías móviles para la gestión de eventos, hay esperanza para los árboles y un mundo más «verde».
La tecnología móvil para eventos puede permitir un evento prácticamente sin papeles. ¿Necesita hacer un cambio en la asignación de salas? ¿Necesita hacer un cambio de personal? ¿Hay nuevas solicitudes de órdenes de trabajo? Con la tecnología móvil, no es necesario imprimir un nuevo conjunto de documentos; la gente puede simplemente consultar sus dispositivos móviles y tener la información más reciente. Piénsalo: la gestión de un local puede hacerse con éxito sin utilizar un solo árbol.
La tecnología móvil para eventos también ofrece ventajas de eficiencia sobre esta tecnología más antigua (me refiero al papel). Porque las aplicaciones móviles pueden informar al instante de los cambios o de la información más reciente sin tener que buscarlos personalmente en el laberinto de su local. También ahorra tiempo a su personal. En lugar de dedicar a alguien a imprimir y distribuir cientos o miles de documentos nuevos para una pequeña actualización, pueden centrarse en las operaciones o en ayudar realmente a los clientes y visitantes de su local.
No me convertí en Director de Gestión de Productos de una empresa líder en software de gestión de eventos con la intención de salvar el planeta, pero es bueno saber que lo último en soluciones móviles de gestión de eventos puede desempeñar un pequeño papel.