Los vehículos de empresa y sus impuestos: Lo que debe saber
Si utiliza coches, camiones o furgonetas como parte de su pequeña empresa y piensa amortizar sus vehículos en sus impuestos, hay varias consideraciones importantes. La mayoría de la gente piensa que si es propietaria de un negocio y no un empleado, la amortización de vehículos es mucho más sencilla, pero no siempre es así. Es posible que tenga al menos un vehículo que sirva tanto para su negocio como para su uso personal. Es posible que tenga coches de empresa propiedad de su negocio o sociedad. Puede que quiera amortizar el kilometraje que paga a los empleados que utilizan sus propios vehículos. Conocer las normas y limitaciones en lo que respecta a los vehículos de empresa y sus impuestos puede ahorrarle mucho tiempo y conseguir la máxima devolución que se merece.
1. Cancelación de vehículos comprados
La normativa fiscal 179 permite a los propietarios de empresas deducir hasta 139.000 dólares por los vehículos nuevos o usados que hayan adquirido para fines empresariales. Si su nuevo coche es sólo parcialmente para el negocio, usted debe deducir la parte del tiempo que el vehículo fue para uso personal. Suele haber una excepción para los vehículos extremadamente pesados, como los todoterreno. También es importante recordar que si compras un vehículo eléctrico durante o después de 2010, ya sea para uso profesional o personal, tienes derecho a un crédito de hasta 7.500 dólares. Las matemáticas pueden ser bastante complicadas, y probablemente necesites la ayuda de un contable u otro servicio de preparación de impuestos, especialmente si has comprado más de un vehículo en un año.
2. Cómo hacer frente a los gastos del vehículo
La deducción más común es el kilometraje, y los empresarios tienen la opción de elegir entre la tasa estándar para el kilometraje o el coste real. La elección de la tarifa estándar, que es de 55,5 céntimos por milla en 2012, dependerá de cuántas millas por galón obtenga. Los coches más grandes, como los SUV, tienen más probabilidades de costar más que la tarifa estándar, algo que su contable puede ayudarle a calcular. Además del kilometraje, hay una serie de otros gastos del vehículo que puedes deducir. La gasolina, las tasas de matriculación, la depreciación y las reparaciones son deducciones legítimas, siempre que tengas los registros precisos que demuestren que fueron gastos empresariales. De nuevo, si tienes un coche que sólo se utiliza parcialmente para el negocio, habrá que hacer cálculos para saber qué parte puedes deducir. Además, las cifras pueden variar de un año a otro.
3. Reembolso a los empleados
Muchos propietarios de pequeñas empresas con empleados pronto descubren que es mucho más fácil y rentable hacer que los empleados utilicen sus propios coches para los negocios, en lugar de comprar vehículos de empresa. Los empleados pueden documentar su kilometraje y recibir un reembolso de la empresa a lo largo del año. De este modo, la empresa no sólo puede deducir los gastos de los vehículos, sino que además no tiene que declarar los reembolsos como ingresos imponibles. Es una forma inteligente de evitar los costes asociados a los coches de empresa para las pequeñas empresas que dependen de los servicios de entrega u otros usos de los vehículos. Pero hay que tener en cuenta que los vehículos utilizados como equipamiento y los vehículos de transporte, como los taxis y las lanzaderas, no se consideran vehículos de empresa, independientemente de quién sea su propietario.
4. Mantener registros precisos
Puede ser una molestia tratar de controlar el kilometraje de su negocio durante todo el año, por lo que tener un vehículo de negocios que es propiedad de una corporación en lugar de un individuo puede ser una ventaja. Pero si usted está usando su coche personal para el negocio, hay un montón de aplicaciones móviles que le ayudan a rastrear su kilometraje para que pueda reportar números exactos en sus impuestos. Recuerde que el mero hecho de tener un cartel en su coche no equivale a un uso empresarial. Incluso si usted anuncia el logotipo o el número de teléfono de su empresa, el IRS establece que sólo los viajes con fines comerciales cuentan como kilometraje de negocios. También debes llevar un registro de cualquier trabajo mecánico, cambios de aceite u otras reparaciones que hayas hecho, incluso en un coche que es parcialmente de uso personal. No tengas miedo de hacer estas deducciones, son legítimas y tienes derecho a ellas.
Conocer las normas fiscales en lo que respecta a los vehículos de empresa puede ser realmente complicado, por lo que es importante que un buen contable le ayude a decidir qué puede desgravar y cómo calcular los registros y recibos. Independientemente del uso que haga de sus vehículos o de cómo lleve el control de los gastos, debe saber que los vehículos de empresa son una deducción fiscal valiosa e importante. Para los propietarios de pequeñas empresas, esto puede ser de vital importancia para su futuro financiero.